Inleiding
Verenigingen hebben volgens de geldende wet- en regelgeving verschillende rechten en verplichtingen. Een van deze verplichtingen is het voeren van een administratie. Dit betekent onder meer de verplichting tot het jaarlijks opstellen van een financiële verantwoording. Tevens houdt het voeren van een administratie in dat onderliggende stukken ten behoeve van de financiële verantwoording worden bewaard.
De financiële administratie
Binnen LTC Uden is de penningmeester verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie. Deze financiële administratie vormt de basis voor de financiële verantwoording van het bestuur waarover aan de Algemene Vergadering verantwoording is verschuldigd.
Aan de jaarlijkse financiële verantwoording liggen verschillende (financiële) administraties ten grondslag. Zoals de ledenadministratie, die gekoppeld is aan de debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, voorraadadministratie - barverkopen, accommodatie en tennisgerelateerd - en de administraties met betrekking tot sponsoring en andere activiteiten. Voor het beheren van de specifieke activiteitgerichte administraties zijn de respectievelijke commissies zelf verantwoordelijk. De financiële administratie hiervan maakt echter integraal deel uit van de financiële administratie welke wordt gevoerd door de penningmeester.
Kantinekosten en -opbrengsten
Het reilen en zeilen van de kantine valt onder de verantwoordelijkheid van de facilitaire commissie. De financiële commissie controleert de kantineopbrengsten en voert controle uit op het contante geldverkeer en de aanwezige voorraad.
Het beheer en de registratie van de kasgelden, alsmede de periodieke kasafstorting, gebeurt door verschillende personen. Hiermee is een duidelijke functiescheiding gewaarborgd. De penningmeester draagt zorg voor inzicht in de kantineopbrengsten door de omzet- en margeontwikkeling regelmatig te analyseren.
De kascommissie
De kascommissie heeft tot taak om de door de penningmeester opgestelde financiële verantwoording en de daaraan ten grondslag liggende administratie te controleren. Hiervan wordt verslag uitgebracht aan de Algemene Vergadering. De kascommissie bestaat minimaal uit twee leden. Deze leden worden door de Algemene Vergadering benoemd en mogen geen deel uitmaken van het bestuur.
De ledenadministratie
Een belangrijke inkomstenbron van de vereniging vormen de contributies van de leden. Een betrouwbare ledenadministratie is daarom essentieel. De ledenadministratie van LTC Uden valt onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester.
In verband met de privacywetgeving mogen niet alle persoonsgegevens van de leden in de ledenadministratie worden opgenomen. Tevens mogen gegevens niet zonder uitdrukkelijke toestemming van de leden aan derden worden verstrekt. Gegevens die direct betrekking hebben op de doelstelling van de vereniging, het beoefenen van de tennissport, mogen wel in de administratie worden opgenomen. Dit geldt eveneens voor gegevens die nodig zijn voor de registratie bij de KNLTB.
De leden van LTC Uden zijn met gebruikmaking van Mijn LTC in staat gesteld hun geregistreerde persoonsgegevens in te zien en desgewenst te wijzigen.
De wijze van registratie van persoonsgegevens en het gebruik daarvan, heeft LTC Uden vastgelegd in een Privacystatement.
De samenstelling en bijbehorende deeltaak van de financiële commissie LTC Uden:
Harold van Breemaat; penningmeester
Leo Stakenburg; financiële leden- en sponsoradministratie; controle kantinegelden en BTW-zaken
Casandra Theunissen; crediteurenadministratie
Hans van Duijnhoven; ledenadministratie